Logiciel de gestion pour SPA, centre wellness, fitness

Escale, logiciel de gestion spécialisé pour Spa, Wellness et centre sportif.

Développé en 2012 pour répondre aux besoins d'un centre wellness de renom, Escale a pour but de simplifier l'administration de votre entreprise, sans pour autant mettre de côté la finesse de contrôle de vos données.

Nous avons voulu un logiciel

• facilement accessible, que ce soit du point de vue technique (un simple navigateur vous permet d'y accéder de manière sécurisée) ou du point de vue humain (la prise en main se veut la plus "logique" et intuitive)
• sécurisé (backups automatiques cryptés en ligne, sécurisation d'accès par mot de passe)
• interconnectable (intégration éventuelle d'une interface de réservation en ligne avec votre site web, mailing, envoi automatique de sms/textos, fusion de données avec votre logiciel comptable)

Fonctionnalités d'Escale - gestion

Données de base

Le logiciel vous permet d'organiser vos clients (liables aux éventuels comptes de votre plan comptable), maintenant toutes leurs informations classiques (nom, prénom, adresse, date de naissance, email, téléphone, ...) mais également leurs avoirs (chèques cadeau, abonnements) ainsi que leur historique de visite.

Autre donnée de base primordiale: vos articles. Nous proposons de gérer intelligemment vos articles, tirant parti d'un éventuels code barre (EAN, UPC, ...) présent sur vos produits, ou de codes de ventes rapides établis par vos soins. Il est également possible de définir des forfaits (ensembles de plusieurs articles) et abonnements (occurences multiples d'un même article / prestation).

Gestion du planning

Un soin particulier a été apporté au planning. Après analyse de vos ressources, nous vous proposons un agenda qui permet un fonctionnement journalier ou semainier. Chaque ressource (y compris les membres du personnel étant attribués à une tâche) sont représentés de manière graphique. Au travers de cet agenda, peuvent être gérés visuellement les réservations et planifications de soins, les accès privatifs, les accès collectifs (cours tels qu'Aqua Zumba par exemple), mais aussi les forfaits incluant plusieurs ressources / prestations (accès spa + massage).

De ce planning découlera automatiquement le pré-remplissage des fiches de prestation et, si nécessaire, la facturation.

Documents commerciaux

Le système de gestion pour centres wellness Escale permet d'établir les documents commerciaux suivants:

• Fiche de vente (pouvant être globalisées sur la journée: "ventes comptoir")
• Factures (une fiche pouvant évoluer, le besoin se faisant, en facture à la demande du client)
• Notes de crédit
• Chèques cadeau

Les factures, notes de crédit et chèques cadeau seront naturellement personnalisés à l'image de votre spa / wellness (papier à en-tête, logo, ...)

Plusieurs facturiers peuvent être définis, dans le cas d'un centre de bien-être multi-sites, ou d'une séparation d'activités (hotel / spa).

Statistiques

Pour maîtriser au mieux l'évolution de votre centre wellness, fitness, ou spa, le logiciel de gestion Escale vous propose une série de rapports permettant, entre autres, d'établir

• le chiffre d'affaire par personnel
• le chiffre d'affaire mensuel ou semainier, avec possibilité de comparer avec les années précédantes
• le chiffre d'affaire par client
• les meilleures ventes, en articles et en prestations
• les heures / jours d'affluence

Nous pouvons également, à la demande, vous fournir des extractions plus précises de vos données, pour exploitation dans un tableur.

Gestion de caisse & états financiers

Les paiements (espèces, carte bancaire / bancontact, virement, chèque, VISA/Mastercard) sont enregistrés et figurent dans des journaux qui sont interrogeables directement depuis Escale gestion, mais également importables dans votre logiciel comptable.

Le programme de gestion Escale permet une installation multi-site / multi-caisse. Chaque encaissement ou décaissement pourra donc être lié à une caisse spécifique, ainsi qu'à un utilisateur (personnel).

Opérations périodiques

Le logiciel met également à votre disposition un mécanisme de clôture mensuel ou trimestriel vous permettant de préparer une synchronisation avec votre comptabilité, ou la préparation de votre déclaration TVA. Un pré-rapport vous fournit la répartition par taux de TVA, type d'article, et opération spéciale (livraison intracommunautaire).

Autre opération périodique d'envergure: la réalisation de l'inventaire / du contrôle de stock: elle est également intégrée au programme de gestion.

Matériel compatible

Escale est un logiciel de gestion web-based, ce qui signifie qu'il suffit d'un navigateur pour s'y connecter, quel que soit le périphériques. Le système de gestion est exécuté sur un serveur (soit distant, soit physiquement installé en vos locaux), mais une large gamme de périphériques peuvent s'y connecter de manière sécurisée (authentification par login et mot de passe):

• ordinateurs personnels: PC ou portable sous Windows ou Linux, Mac
• machines "tout en un": PC's AIO, iMacs
• tablettes: Samsung, Apple
• smartphones (à noter que ces derniers, de par la petitesse de leur écran, ne permettent pas d'accéder comfortablement à toutes les fonctionnalités, mais peuvent servir, par exemple, à enregistrer les consommations de clients dans une thisanerie)

Inutile donc d'investir dans du matériel POS coûteux et encombrant: un simple micro-pc peut faire l'affaire (la puissance de calcul étant sur le serveur).

Escale est compatibles avec de nombreuses imprimantes à ticket (POS, thermiques ou à impulsion) et permet également le pilotage de tiroirs-caisse.

Pour les machines servant également à la vente de produit et à l'encaissement, nous conseillons l'utilisation d'un lecteur code barre (nombreuses marques compatibles) qui servira non seulement pour les articles, mais aussi pour l'encodage des chèques-cadeau, l'inventaire, ...

Intégration de la téléphonie de votre centre

Nous poussons la relation client encore plus loin en vous proposant d'intégrer Escale à votre téléphonie: imaginez pouvoir appeler vos clients par leur nom directement au moment où vous décrochez. Plus besoin de demander à vos clients d'épeler leurs coordonnées lors d'une prise de rendez-vous.

Escale gestion est compatible avec le soft-PBX Asterisk, et permet dès qu'un appel entrant est détecté, d'effectuer une rapide recherche dans votre base de données client du numéro appelant.

Si ce numéro est trouvé, le nom / prénom de votre client s'affiche sur votre téléphone. En outre, les données client sont pré-chargées et disponibles directement dans le système, ce qui vous offre un gain de temps substantiel.

Sauvegardes automatiques & garantie d'accès

Votre système de gestion est vital à votre spa / centre, nous l'avons bien compris. C'est pourquoi Escale utilise un système de backup décentralisé et sécurisé automatique. En cas de crash, vol ou perte de données (même suite à une erreur humaine), nous pouvons vous fournir en moins de deux heures un système fonctionnel contenant toutes vos données.

Qui sommes-nous?

Escale Gestion est entièrement développé, commercialisé et supporté par CDY.be, société de services informatiques établie à Bouvignies, en région Athoise. Nos domaines de compétence, outre la programmation, sont

• l'installation et la gestion de réseaux
• la mise en place de solutions téléphoniques VoIP (Asterisk)
• la réalisation d'applications web-based

Informations de contact:

Contactez-nous

Pour toute information complémentaire, ou pour une demande de démonstration gratuite et sans engagement dans votre centre de bien-être, contactez-nous à l'aide du formulaire ci-dessous: